Typer af nomenklatur af sager, deres egenskaber og formål

Organisering af effektiv arbejdsgang i virksomheden er umulig uden dannelse af passende betingelser for det. En af dem Nomenklatur af sager i elektronisk form eller på papirbærere. Hvis en specialist, hvis aktiviteter er relateret til dokumenter, spørg: "Navn på typen af ​​nomenklatur af sager" - så skal han umiskendeligt kalde dem. Faktum er, at sådanne medarbejdere er forpligtet til at kende klassifikationen for hurtigt at navigere i en række dokumentation.

Nomenklatur af sager: begreb, typer, indhold, betydning

Før du beskriver ordensoprettelsen, er det nødvendigt at forstå terminologien. Typer af nomenklatur af sager kategorierne udviklet ietableret form af systematiserede lister over navne på dokumentkomplekser dannet på virksomheden i løbet af sin aktivitet med angivelse af opbevaringsperioder. De er nødvendige for hurtig søgning af de nødvendige handlinger. Kvaliteten af ​​nomenklaturen afhænger af arbejdets hastighed med papirerne. Lister bruges til at distribuere og gruppere implementerede dokumenter i mapper, konsolidere indeksering, etablere lagringsperioder. De tilvejebringer oprettelse af referencefiler og fungerer som en kilde til regnskabsoplysninger. I praksis, sådan typer af nomenklatur af sager, som en typisk, omtrentlig, individuel. Virksomheden er forpligtet til uafhængigt at udvikle listen under hensyntagen til dets aktiviteter.

krav

overvejer typer af nomenklatur af sager, deres egenskaber og formål, normative handlinger definerer de regler, der anvendes i deres udarbejdelse. Når du opretter listerne, skal du:

1. Overhold enheden af ​​tilgange til organisering af regnskab, beskrivelse, systematisering, søgning og opbevaring af dokumentation.
2. Brug indeksering. Det giver introduktion af ændringer, rettelser og tilføjelser til de relevante afsnit af listerne.
3. Kontroller indeksernes stabilitet.

Generelle egenskaber

Overvej kortfattet udnævnelse og typer af sagens nomenklatur, nævnt ovenfor. Individuelle lister er udviklet til en bestemt organisation. De afspejler den dokumentation, der anvendes i sine daglige aktiviteter. I en industri er der som regel virksomheder, der bruger samme type handlinger, involveret. For deres forening og gruppering anvendes typisk og eksemplariske nomenklatur af anliggender. Sidstnævnte har en anbefalende karakter. model nomenklaturtyper sager er obligatoriske. De opretter normalt en enkelt indeksering for virksomheder i hele branchen (system). Typiske og eksemplariske nomenklaturer er sammensat af højere organisationer. De fungerer som grundlag for dannelsen af ​​individuelle lister for bestemte virksomheder. De er igen afhængige af de højere strukturer. Typer af nomenklatur af sager og deres design administreres af kvalificeretspecialister. De er involveret i at udarbejde lister og organisere arbejde med dem. Dannet nomenklatur bør koordineres med kontoret og arkiv forretning.

Vigtigt punkt

Nomenklaturen af ​​sager skal være til stede på hvervirksomhed, uanset eksistensen af ​​en model eller vejledende liste. For organisationen anses udviklingen af ​​et sammensat dokument optimalt. Det omfatter alt typer af nomenklatur af sager divisioner. Den konsoliderede liste koordineres med det tilsvarende arkiv. Efter godkendelse fra hovedet sendes afdelingsekstrakter til de strukturelle enheder til brug i arbejdet.

Specificitet af kompilering

For de medarbejdere, der udvikler listerne, er det vigtigt at vide ikke kun hvad, hvilken slags nomenklatur af sager findes, men også sammensætningen, antallet af dokumenter,anvendes i virksomheden. I deres aktivitet anvender specialister organisationsbestemmelserne, nuværende og sidste år lister over handlinger, personaleskemaer, klassificeringsmateriale, varebeholdninger, referencekort mv. Klassifikationsordningen for nomenklaturen vil først og fremmest afhænge af virksomhedens struktur. Af stor betydning er de funktioner, som organisationen gennemfører. I den sammenhæng kan både interne divisioner og ledelsesopgaver fungere som klassifikationskategorier.

Typer af dokumenter

Sagens nomenklatur skal indeholde alle handlinger,afspejler virksomhedens aktiviteter. Dokumenter, der anvendes af offentlige foreninger, er medtaget i listerne over den organisation, som de blev etableret i. I nomenklaturen kan der være ufuldstændige sager, der kom fra en tredjepartsvirksomhed for løsningen, referencekort. De trykte udgaver er ikke medtaget på listen. De omfatter især samlinger af resolutioner, bulletiner, referencebøger, abstrakte tidsskrifter, brochurer, indekser og så videre. Alfabet og andre understøttende materialer er ikke medtaget i nomenklaturen, som ikke afspejler de vigtigste anvisninger i organisationens arbejde.

Generelle ordre

Teksten i sagens nomenklatur er formaliseret i formularen liste over afsnit og underafsnit af klassifikationenordning. I dette tilfælde angives overskrifterne for dokumentkomplekserne. De nødvendige oplysninger fra dokumenterne registreres i form af erklæringer. Derefter anvendes de i udformningen af ​​udkastet til nomenklaturen. Listen kan se ud som et bord. For eksempel:

Nomenklatur af sager i korrigerende skole af 8 typer

nummer	indeks	header	Antal enheder	Holdbarhed	Bemærk.
1	2	3	4	5	6
Navn på sektion

Definition af ordlyd for overskrifter

Det udføres i henhold til de etablerede regler. De skal især:

1. I en generaliseret form afspejler klart sagens indhold, sammensætningen af ​​de dokumenter, der er placeret i den, arten og den funktionelle identitet.
2. Medtag de obligatoriske elementer, der er placeret i en klar rækkefølge:

• Type eller undertype navn. Det kan være korrespondance, journal, ordrer, protokoller og så videre.
• Navn på organisation / struktur enhed. Her finder du oplysninger om udvikleren / forfatteren af ​​dokumentet.
• Navn på den virksomhed, som de handlinger, der skal sendes til, eller som den er beregnet til at blive adresseret til, behandles.
• Kort beskrivelse af dokumenter.
• Navnet på det område, som indholdet af handlinger er relateret til.
• Perioden (dato), som dokumentationen er placeret i sagen tilhører. Her kan du også finde oplysninger om tilstedeværelsen af ​​kopier.

Handlinger om et enkelt problem

Ved formulering af overskrifter af sager, hvorder er sådanne papirer, hvis de ikke indebærer udførelse sekvens, ordet "dokumenter", og i slutningen (i parentes) angiver deres hovedtyper. Det kan være de rapporter, planer etc. Formuleringen kan for eksempel være som følger :. "Dokumenter på seminarer om arkiver på virksomheden (liste over anbefalede pædagogiske publikationer, lister)."

korrespondance

Overskrifterne af sager, hvori den er indeholdt, omfattertilsvarende udtryk. Efter ordet "korrespondance" angiver, på hvilket emne og med hvem det blev udført. I overskriften af ​​sager, hvor der er breve fra homogene korrespondenter, er deres navne ikke angivet. I stedet angive deres fælles arter. Ordlyden kan for eksempel være: "Korrespondance med organisationens filialer om årlige rapportering og planlægning." Hvis der er breve fra forskellige korrespondenter i sagen, er de heller ikke angivet. I dette tilfælde skal kun kommunikationsfeltet angives. For eksempel: "Korrespondance om spørgsmål i forbindelse med tilpasning af personale." Navnet på en bestemt korrespondent er kun angivet, når sagen kun indeholder breve til ham og fra ham.

Dokumenter relateret til bestemte lokaliteter

Hvis der opstår tilfælde af sådanne handlinger, angives navne på de respektive administrative territoriale enheder i overskrifterne. Der skal tages højde for en række nuancer:

1. Hvis indholdet af sæt af dokumenter vedrørerflere homogene områder, deres specifikke navne er ikke angivet. I dette tilfælde gives deres almindelige typebetegnelse. Ordlyden kan være: "Dokumenter om tilrettelæggelsen af ​​samspillet mellem lederne af MoD til bekæmpelse af terrorisme."
2. Hvis indholdet refererer til en administrativ-territorial enhed, er navnet angivet i titlen.

derudover

I overskrifterne af sager, som omfatter dokumenterVed planlægning / rapportering angives data om den periode, de udarbejdes for. Dette kan være kvart, et år, et halvt år. I overskrifterne af sager, der anvendes til syntese af homogene dokumenter, er titlen på sidstnævnte angivet i flertallet. For eksempel: "Ordrer til fremme af medarbejdere i organisationen."

Oprettelse af mængder

I tilfælde hvor det antages, at sagen vil væreformes fra flere dele (for eksempel med en betydelig mængde dokumentation), er den generelle overskrift først formuleret og derefter (hvis nødvendigt) - navnene på dens dele. Sidstnævnte udfører en raffineringsfunktion. For eksempel: "Service notes for 2015", "Volume 1. Service notes for første halvdel af 2015". I forbindelse med dannelse og registrering af dokumentkomplekser kan overskrifter angives. Samtidig er det forbudt at inkludere strømlinet, ikke-specifik formulering i dem. Især er brugen af ​​sådanne ord som "diverse", "generel korrespondance" og så videre ikke tilladt. Det anbefales at undgå brug af komplekse sving og indledende ord.

strømlining

Det kan implementeres på to måder:

1. I færd med at danne hele nomenklaturenorganisationer i starten af ​​listen gør overskrifter til sager om organisatoriske og administrative handlinger. Desuden er navnen til andre kategorier (kontraktlige, planlægning og rapportering mv.) Angivet i rækkefølge af faldende betydning. Konsolideringen af ​​sager i sektionens opbygning samt overdragelsen af ​​sidstnævnte titler udføres under hensyntagen til arten og funktionel indbyrdes forbindelse mellem handlingerne inden for dem.
2. Når der dannes en konsolideret liste over navnesektioner vil være direkte navne på enhederne på grundlag af de klassificeringsordninger, som de er udarbejdet på. Navne er i overensstemmelse med bordet.

Bestemmelse af timingen

Preliminær indstilling af perioder er nødvendigat sikre tilrettelæggelsen af ​​regelmæssig overvågning af deres overholdelse, rettidig korrektion af lagringssystemer. For eksempel kan perioden ændre sig fra midlertidigt til permanent, hvis der er grund til at gøre det. Oprettelsen af ​​perioderne udføres i overensstemmelse med oplysningerne i standardlisten (afdelinger) over dokumenter, der oprettes under virksomhedens drift. Hvis der ikke findes en sådan liste, anvendes en nomenklatur til omtrentlig / type. Bestemmelse af opbevaringsperioder kan også udføres i samråd med de føderale arkivers autoriserede organer.

Tildele indekser

Den udføres for operationel og fejlfriidentifikation af sager samt dokumenter der er inkluderet i dem. Indekset er et symbol, der er lavet med arabiske tal. Det kan indeholde afdelingskoden med tilføjelsen af ​​sekvensnummeret for den relevante sag (via et bindestreg). Eksempelvis er regnskabsafdelingen tildelt koden 05. Årsrapporten er det dokument, der åbner afsnittet. Derfor er indekset 05-01 tildelt i den sag, der indeholder denne handling som en integreret del af den konsoliderede liste.

</ p>>